Umlagenabrechnung

Jedes Jahr aufs Neue: Nur 4 Schritte, aber die haben es in sich!

Die Umlagenabrechnung (oder früher Betriebskostenabrechnung), die jedes Jahr von Vermietern für alle Mieter zu erstellen ist, sorgt immer wieder für Fragen, Diskussionen und Auseinandersetzungen zwischen den Parteien. Dabei ist im Grunde die Verrechnung der tatsächlichen Kosten des Vermieters für den Betrieb eines Hauses mit den geleisteten Vorauszahlungen des Mieters eine einfache Sache in 4 Schritten:

Diese Schritte umfassen:

Erfassung aller Gesamtkosten
Berechnung des Anteils der jeweiligen Mietpartei
Abzug etwaiger Vorauszahlungen
Mitteilung des Abrechnungsergebnisses

Was einfach klingt, ist im Detail oft kompliziert, daher hat der Gesetzgeber einen Rahmen geschaffen, in dem sich die Umlagenabrechnung bewegen muss: Die sog. Betriebskostenverordnung regelt alle „kalten“ Anteile der Kosten, also zum Beispiel Versicherungskosten für das Haus, Beleuchtungskosten für den Hausgang, Hauswartanteile, Gartenpflege und Winterdienst, die Müllentsorgung oder auch die Grundsteuer. Für diese Kostenarten gibt es jeweils Gesamtkosten, die beim Betrieb des Hauses entstehen. Der Gesetzgeber gewährt dem Vermieter die Möglichkeit, diese jährlichen Gesamtkosten nach bestimmten Regeln auf die Mieter umzulegen.

Wird in einem Haus auch Wärme vom Vermieter zur Verfügung gestellt, also zum Beispiel durch eine Zentralheizung, gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung zur korrekten Ermittlung von Heizungs- und Warmwasserkosten. Bei der Wohnbau GmbH Weilheim ermittelt und berechnet diese Kosten ein sog. Messdienstleister, derzeit die Firma Techem.

Umlagenabrechnungen schauen immer in die Vergangenheit. So werden alle Kosten getrennt nach Kostenarten für ein Jahr gesammelt und dann im Folgejahr berechnet, verteilt und verrechnet. Das ist der Grund, warum Abrechnungen noch nicht gleich im Januar zur Verfügung stehen – es sind schlicht noch nicht alle relevanten Kosten bekannt, weil zum Beispiel noch die Jahresabrechnung vom Wasserversorger fehlt.

Sind also alle Gesamtkosten für einen Abrechnungszeitraum (bei der Wohnbau ist das ein Kalenderjahr, also vom 01.01.-31.12.) ermittelt, können diese Kosten nach bestimmten, mietvertraglich vereinbarten Verteilerschlüsseln auf die Mieter umgelegt werden. Verteilerschlüssel können zum Beispiel die Wohnfläche, die Anzahl der Wohneinheiten (Wohnungen) oder auch der Verbrauch sein. Dabei wird im Grunde immer nach dem gleichen Prinzip gerechnet: Die Gesamtkosten geteilt durch die Summe des Verteilerschlüssels multipliziert mit dem Anteil des Verteilerschlüssels für die eigene Wohnung. Das erklärt sich am besten an einem Beispiel:

In einem Mehrparteienhaus gibt es 10 Wohnungen, die alle einen Kabel-Fernsehanschluss haben. Die Kabel-TV-Kosten werden nach dem Verteilerschlüssel „Wohneinheiten“ verteilt. Im ganzen Jahr sind Gesamtkosten von 1200 Euro für den Kabelanschluss des gesamten Hauses entstanden, das ergibt sich aus der Jahresrechnung des Kabel-Versorgers. Die Berechnung der Jahreskosten für die einzelne Wohnung sieht dann wie folgt aus:

In Worten:

In Zahlen:

Hätte ein Mieter z. B. 2 Wohnungen angemietet, müsste er statt 120 Euro im Jahr 240 Euro für den Kabelanschluss bezahlen.

Nach diesem Schema werden nun im Grunde alle Gesamtkosten auf die jeweiligen Anteile der Mieter umgelegt – jeweils nach dem mietvertraglich vereinbarten Verteilerschlüssel. Dann werden die einzelnen Beträge zusammengerechnet und heraus kommt die Abrechnungssumme für die einzelnen Mieter im Abrechnungszeitraum, also für ein Kalenderjahr. Diese Abrechnungssumme wird nun gegen die im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen des jeweiligen Mieters verrechnet. Hat der Mieter mehr vorausbezahlt als seine Abrechnungssumme im Abrechnungszeitraum, hat er ein Guthaben, das ihm der Vermieter zurückerstattet. Haben die Vorauszahlungen nicht gereicht, um die anteiligen Gesamtkosten des Mieters zu decken, entsteht eine Nachzahlung für den Mieter, die er dem Vermieter überweist.

Mit diesen Zahlen und den entsprechenden Angaben zu den Verteilerschlüsseln oder der anteiligen Zeit, für die die Abrechnung gilt (wenn Sie z. B. am 01.07. des Jahres eingezogen sind, müssen Sie auch nur für 6 Monate Umlagen bezahlen), erstellt der Vermieter dann ein Abrechnungsschreiben, das dem Mieter postalisch zugeht. Dafür gilt eine Frist von einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes. Im Fall der Wohnbau heißt das, dass die Umlagenabrechnung für das Jahr 2020 spätestens am 31.12.2021 bei Ihnen im Briefkasten sein muss. Übrigens: Sie können die entsprechenden Angaben aus der Umlagenabrechnung in Ihrer Steuererklärung angeben – in der Steuererklärung des Jahres, in dem Sie das Abrechnungsschreiben erhalten haben, auch wenn der Abrechnungszeitraum dann schon im Vorjahr war.

Im Folgenden sehen Sie, wie so ein Umlagenabrechnungsschreiben bei der Wohnbau aussieht, wie es aufgebaut ist und wie man es lesen muss. Im Bestand der Wohnbau befinden sich Häuser und Wohnungen mit unterschiedlicher Ausstattung. Es gibt Häuser mit Zentralheizungen, Häuser mit Elektroboilern, Gasthermen oder Nachtspeicheröfen in den Wohnungen oder beliebige Mischformen davon. Manche Häuser haben Kaltwasserzähler in den Wohnungen, manche Häuser nur einen Gesamtwasserzähler. Manche Wohnungen sind öffentlich gefördert, manche schon frei finanziert, manche Mieter überweisen die Miete, manche nehmen am SEPA-Lastschriftverfahren teil. All das hat Auswirkungen auf die Gestaltung der Abrechnungsschreiben.

Im Grunde sind die ersten Seiten der Umlagenabrechnung aber für alle Häuser und Wohnungen gleich. Der größte Unterschied zeigt sich darin, dass es Seiten der Firma Techem gibt, wenn das Haus eine Zentralheizung hat oder die Kaltwasserkosten nach Verbrauch, also mit einzelnen Zählern in der Wohnung, erfasst werden.

Wir haben die entsprechend wichtigen Stellen mit hochgestellten Zahlen markiert und erklären diese dann im Anschluss – das Bild wäre sonst zu unübersichtlich. Bitte beachten Sie, dass wir eine Abrechnung gewählt haben, die einen Techem-Teil enthält – eventuell ist das für Sie in Ihrem Haus aber nicht relevant.

Sie sehen – im Grunde ist das keine Hexerei, jedoch im Detail doch oft gern kompliziert. Deswegen möchten wir Ihnen anbieten, sich jederzeit bei uns zu melden, wenn Sie Fragen zu Ihrer Umlagenabrechnung haben. Wir sind sicher, dass wir mit Ihnen gemeinsam alle Fragen klären können.

1
Mieterkontonummer (Ihr Konto für Mietzahlungen und Nachzahlungen mit IBAN und BIC) für etwaige Nachzahlungen, die sich aus der Umlagenabrechnung ergeben

2
Angaben zur Mietvertragsnummer und zur Wohnungsnummer: AAAA / BBB / CC / DDD

AAAA = max. vierstellige Mietvertragsnummer

BBB = max. dreistellige Nummer der Wirtschaftseinheit (Ihr gesamtes Wohnhaus)

CC = max. zweistellige Nummer des Objektes (Ihr Eingang des Wohnhauses)

DDD = max. dreistellige Nummer der Verwaltungseinheit (Ihre Wohnungsnummer)

3
Art der Abrechnung und Angaben zum Abrechnungszeitraum und um welche Wohnung es konkret geht

4
Hier sehen Sie kurz zusammengefasst, ob sich für Sie eine Nachzahlung oder eine Gutschrift aus der Umlagenabrechnung ergeben hat – unter Summe Abrechnung finden Sie die Gesamtkosten (falls zutreffend, inkl. Heizkosten), die sich aus der Abrechnung ergeben und die für Ihre Wohnung/Ihr Mietverhältnis angesetzt werden. Unter Summe Vorauszahlung finden Sie Ihre für den Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen (kalte Betriebskosten und falls zutreffend Heizkosten). In der Regel sind das Kosten für 12 Monate vom 01.01. bis 31.12., sofern Sie nicht in diesem Zeitraum aus- oder eingezogen sind. Details finden Sie unter Punkt 12.

5
Nachdem Sie Ihre Abrechnung erhalten haben, kann sich Ihre Gesamtmiete zur nächstmöglichen Fälligkeit ändern – weil sich eventuell Ihre Vorauszahlungen für die kalten Betriebskosten oder auch Ihre Vorauszahlungen für die Heizkosten verändert haben. Die neu gültigen Werte finden Sie hier. Sollten Sie Ihre Miete überweisen (z. B. per Dauerauftrag bei Ihrer Bank), müssten Sie die Zahlungen eventuell anpassen. Für Mieter, die am Lastschriftverfahren (per SEPA-Mandat) teilnehmen, entfällt diese Anpassung, weil das systemseitig bei uns passiert. Details hierzu unter Punkt 6.

6
In dieser Tabelle sehen Sie, welche Zahlungen in welcher Höhe wann zu leisten sind. Dargestellt sind drei Monate:

der Monat vor der Gültigkeit der Umlagenabrechnung
der Monat, in dem die Umlagenabrechnung fällig gestellt wird
der Monat nach der Fälligstellung der Umlagenabrechnung

Wenn Sie Ihre Miete selbst überweisen (z. B. per Dauerauftrag über Ihre Bank), sehen Sie in dieser Tabelle die Beträge, die Sie im jeweiligen Monat überweisen müssen. Eventuell müssen Sie Ihren Dauerauftrag ändern, um die korrekten Beträge zu überweisen. Sie verrechnen so die Umlagenabrechnung mit Ihrer Mietzahlung (siehe auch unter 8).

Wenn Sie am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen und wir Ihre Miete einziehen von Ihrem Konto einziehen, müssen Sie nur einen Nachzahlungsbetrag überweisen, Ihre Miete holen wir in voller Höhe von Ihrem Konto ab. Ein Guthaben zahlen wir Ihnen auf das uns bekannte Bankkonto aus. Die Tabelle hat für Sie nur informellen Wert (siehe auch unter 9).

Unter a) sehen Sie Ihre bisherigen, aktuellen Zahlungsbeträge (Kaltmiete plus Umlagenvorauszahlung gesamt).

In b) sehen Sie, welcher Gesamtbetrag sich für den entsprechenden Monat ergibt, wenn der Betrag aus der Umlagenabrechnung mit der Miete und den Vorauszahlungen verrechnet wurde. Hier gibt es drei Fälle, die für Sie gelten können, wenn Sie Ihre Miete selbst an uns überweisen. Wenn Sie am Lastschriftverfahren teilnehmen, wird Ihnen Ihr Guthaben auf Ihr Konto überwiesen.

Aus der Umlagenabrechnung ergibt sich ein Nachzahlungsbetrag. Die Nachzahlung ist auf die Gesamtmiete addiert worden und der Gesamtbetrag ist in dem entsprechenden Monat fällig (siehe 10)
Aus der Umlagenabrechnung ergibt sich ein Guthaben, das niedriger ist, als Ihre gesamte Miete – das Guthaben wurde von Ihrer gesamten Miete abgezogen und der Restbetrag ist im entsprechenden Monat fällig
Aus der Umlagenabrechnung ergibt sich ein Guthaben, das höher ist, als Ihre gesamte Miete – im entsprechenden Monat ist keine Miete zu bezahlen, der Restbetrag (Höhe des Guthabens – Gesamtmiete) wird im Folgemonat von der Gesamtmiete abgezogen, es ist nur noch der restliche Betrag zur Zahlung fällig

Unter c) sehen Sie die zukünftig zu leistenden Gesamtbeträge (inkl. möglicher neuer Vorauszahlungsbeträge), die bis zur nächsten Umlagenabrechnung oder bis zur nächsten regulären Mietanpassung zu leisten sind.

7
Hier finden Sie die Erklärung zum Widerspruchsrecht gegen die Abrechnung.

8
Detaillierte Erklärung für den Fall, dass Sie die Miete selbst überweisen (z. B. per Dauerauftrag bei Ihrer Bank). In diesem Fall ist die unter 6 beschriebene Tabelle direkt relevant für die Änderung Ihres Dauerauftrages.

9
Detaillierte Erklärung für den Fall, dass Sie am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen. Ein Guthaben wird Ihnen überwiesen, eine Nachzahlung müssen Sie direkt auf das angegebene Mieterkonto leisten (die Nachzahlung kann nicht eingezogen werden). Eventuell geänderte Gesamtbeträge aus Miete und Vorauszahlungen werden im System automatisch angepasst, Sie müssen hier nichts veranlassen.

10
Beschreibung des Ausgleichs von Nachzahlungsbeträgen.

11
Hinweis, dass die Umlagenabrechnung etwaigen Förderstellen vorzulegen ist (z. B. JobCenter, Sozialamt) und die Bitte um Bekanntgabe von Auszahlungsmodalitäten, sollte ein Pfändungsbeschluss oder eine Privatinsolvenz vorliegen.

12
Detaillierte Aufstellung der Einzel- und Gesamtkosten der kalten Betriebskosten, die für Ihre Wohnung im Abrechnungszeitraum angefallen sind.

Spalte Kostenart: Hier sehen Sie, welche Kostenart umgelegt wird, z. B. Versicherungen, Müllbeseitigung, Kabel-TV etc.

Spalte Umlageschlüssel: Hier wird der mit Ihnen im Mietvertrag vereinbarte Umlageschlüssel angegeben, also z. B. Wohnfläche, Anzahl Wohneinheiten etc. Wenn hier „laut Abrechnung“ (lt. Abrechnung) steht, wird nach Verbrauch abgerechnet.

Spalte Merkmal gesamt: Hier ist die Gesamtsumme angegeben, die für den jeweiligen Umlageschlüssel als Grundlage für die Verteilung genutzt wird.

Spalte Gesamte Zeit: Abrechnungszeitraum in Tagen.

Spalte Merkmal anteilig: Das ist Ihr Anteil am Umlageschlüssel, also bei der Wohnfläche z. B. Ihre Wohnungsgröße.

Spalte Ihre Zeit: Zeit in Tagen, die das Mietverhältnis im Abrechnungszeitraum aktiv war. Hier steht normalerweise 365 Tage, außer, Sie sind im Abrechnungszeitraum ein- oder ausgezogen in die Wohnung. Der Wert wird zur Berechnung der für Sie fälligen Gesamtkosten herangezogen.

Spalte Gesamtkosten: Gesamtkosten für Ihre Wohnanlage je Kostenart, also z. B. Gesamtkosten für Versicherungen für Ihre Wohnanlage

Spalte Ihre Kosten: Hier wird Ihr Anteil an den Gesamtkosten auf Grundlage des Umlageschlüssels berechnet (hier am Beispiel Versicherungen):

In Worten:

In Zahlen:

Diese einzelnen Kosten werden aufsummiert und gegen die geleisteten Vorauszahlungen verrechnet. Das passiert mit den kalten Betriebskosten und auch mit den Heizkosten. Haben Sie einen höheren Vorauszahlungsbetrag als aufsummierte Kosten, bekommen Sie die Differenz als Guthaben zurück bzw. können das mit Ihrer Miete verrechnen. Ist es umgekehrt, müssen Sie die Differenz als Nachzahlung ausgleichen.

13
Kurzzusammenfassung der detaillierten Berechnung der Umlage. Hier wird eventuell auch das sog. Umlageausfallwagnis aufgeführt, sollte Ihre Wohnung noch nach dem ersten Förderweg öffentlich gefördert sein.

14
Hier werden die Angaben zu den Kosten nach §35a EstG /haushaltsnahe Dienstleistungen) gemacht, diese Werte können Sie in Ihrer jeweiligen Steuererklärung angeben.

15
In dieser Tabelle werden alle Zuordnungen (also Mieter, Wohnung, Wohnanlage etc.) nochmal aufgeführt, die für die Berechnung der Kosten relevant sind.

16
Sollte es für Ihre Wohnung eine Heizkosten- oder Kaltwasserabrechnung geben (das ist immer dann der Fall, wenn Kosten verbrauchsabhängig für Ihre Wohnung ermittelt werden), wird diese Abrechnung von unserem Abrechnungsdienstleister Techem erstellt. Diese Abrechnung ist komplex und muss nach der Heizkostenverordnung durchgeführt werden, weswegen wir den Weg über den Dienstleister Techem gehen. Die Seiten der Techem-Abrechnung finden Sie stets als Beilage zu unserem Abrechnungsschreiben, wenn es verbrauchsabhängige Kosten für Sie gibt.

Das ist der Kopf der Abrechnung mit Angaben zum Mieter, zur Adresse der Wohnung und Techem-spezifischen Angaben wie der Art der Abrechnung, Nutzer-Nr. etc.

17
Hier finden Sie den Abrechnungszeitraum der Techem-Abrechnung.

18
Je nach Abrechnungsart (Heiz-, Warmwasser-, Kaltwasser-, Hausnebenkosten) finden Sie in Punkt 18 und/oder Punkt 19 Ihre Anteile an den Gesamtkosten. Bei den Heiz- und Warmwasserkosten ist eine Trennung vorzunehmen nach Verbrauchs- und Grundkostenanteil. Es gibt hier vom Gesetzgeber einen Spielraum: Es dürfen zwischen 30 und 50 Prozent Grundkosten angesetzt werden. Wir haben uns für die mieterfreundlichste Variante entschieden: 30% Grundkosten, 70% Verbrauchskosten.

Zusätzlich muss ggf. eine Trennung stattfinden zwischen den Kosten für die Heizung und die Kosten für die Warmwassererzeugung. Hier müssen gesetzlich vorgegebene Formeln verwendet werden, die Sie unter 24 (Trennung Gesamtkosten Heizanlage) im Detail finden. Die hier berechneten Anteile in Prozent werden dann zur Berechnung der jeweiligen Gesamtkosten für Heizung und Warmwasser unter Punkt 22 verwendet. Diese Werte werden dann wiederum nach dem 30/70-Prozent-Verfahren aufgeteilt.

Grundlage sind stets auch Ihre Zählerwerte bei den Ablesungen (siehe Punkt 20). Diese Ablesungen finden per Funk statt, es muss hierfür niemand zu Ihnen in die Wohnung.

19
Sollte es verbrauchsabhängige Kaltwasserkosten für Sie geben, finden Sie hier die Berechnung Ihres Anteils an den Kaltwassergesamtkosten. Auch hierfür sind die Ablesewerte Ihrer Zähler Berechnungsgrundlage (siehe Punkt 20).

20
Auflistung aller Ihrer relevanten Zähler (Kaltwasser, Warmwasser, Wärmemengen, Heizkostenverteiler) inkl. Zählernummer, Ablesewert Vorjahr und aktueller Ablesewert. Sie finden auch Angaben zum Raum, in dem sich der Zähler befindet (siehe Punkt 26).

21
Hier werden die Kosten für das gesamte Objekt ermittelt.

22
Die ermittelten Gesamtkosten werden nach dem Aufteilungsschlüssel in Prozent, der sich aus den gesetzlich vorgegebenen Formeln errechnet (aus Punkt 24), in Heizkosten und Warmwasserkosten aufgeteilt.

23
Diese optionale Angabe ist nur für Sie sichtbar, wenn es in Ihrem Haus sog. Nutzergruppen gibt. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Sie eine separate Lüftungsanlage im Haus installiert haben, für die separat die Kosten ermittelt werden müssen (weil z. B. andere Gesamtflächen relevant sind). Unter Punkt 25 finden Sie die Aufteilung nach Nutzergruppen, also welche Nutzer jeweils zusammengefasst sind.

24
Hier wird mit gesetzlich vorgegebenen Formeln aus der Heizkostenverordnung eine Trennung der Kosten nach Heizkostenanteil und Warmwasserkosten vorgenommen. Das ist deshalb wichtig, weil die Heizanlage ja nicht nur für die Erzeugung von Wärme genutzt wird, sondern auch das kalte Wasser zu Warmwasser aufheizt, das Sie für die Dusche oder das Bad nutzen. Damit diese Kosten getrennt dargestellt werden können, müssen sie rechnerisch aufgeteilt werden.

25
Hier finden Sie die Angaben zu den Nutzergruppen, sollte das für Ihre Wohnanlage relevant sein.

26
In diesem Abschnitt werden die verwendeten Abkürzungen erklärt, auch z. B. die Abkürzungen für die Räume, in denen Ihre Zähler zu finden sind.

27
Hier finden Sie allgemeine Angaben von Techem zur Abrechnung, den Datenschutzhinweisen und auch den Verweis auf eine Infobroschüre für Mieter.